“Est-ce que vous êtes capables de prendre en main toute la communication d’un événement, d’accompagner nos équipes et de contribuer à sa réussite ?”

Il y a 9 mois, nous avons reçu cette demande, accompagnée d’un cahier des charges très précis. Une invitation à candidater à un appel d'offres.

L’événement en question : le Forum de l'économie circulaire transfrontalier n°2.

Ce Forum a lieu le mardi 28 novembre 2023 à Thonon-les-Bains.

Deux ans après la première édition et malgré l’absence de communication entre-temps, il a accueilli plus de 410 participants. Une vraie réussite.

Quel était notre rôle en coulisses ?
Qu’avons nous mis en œuvre pour atteindre les objectifs fixés ?
Comment notre stratégie de communication a-t-elle été conçue ?

On vous explique tout dans l'article ci-dessous.

Contexte

Le Forum de l’Économie Circulaire Transfrontalier est organisé par l’Agence Économique du Chablais. Une première édition a eu lieu le 8 octobre 2021.

Son but : permettre aux entreprises et aux acteurs public, français et suisse, d’échanger,
d’explorer les opportunités et de passer à l’action grâce à des exemples concrets d’économie circulaire.

Pour la première édition, plusieurs actions de communication ont été mises en place.
Mais elles n’ont pas réellement contribué à la visibilité de l’événement.
Bien évidemment, le contexte de l'époque n'a pas aidé (Covid-19).

L’événement avait plus fait parler de lui après s'être déroulé, que pendant ou avant.

Pour cette nouvelle édition du FECT, il est nécessaire d’avoir des idées neuves.
Réfléchir à une stratégie de communication efficace, pour réussir à faire exister l’événement dans le paysage médiatique.

Nous avons donc candidaté à l’appel d’offres et à l’ensemble des besoins exprimés :

• Site web
• Identité et supports graphiques (print et web)
• Plan de communication global
• Stratégie social media
• Stratégie vidéo

Après avoir passé les différentes étapes de sélection, notre agence a été sélectionnée pour l’ensemble des lots présentés ci-dessus (à l’exception de la prestation photo et de la réalisation de l’aftermovie).

Nos recommandations, ainsi qu’une étude critique (et approfondie) de la communication du FECT I, ont joué en notre faveur.

Nous avons aussi parfaitement pris en compte les contraintes de ce projet :

• Un cahier des charges et un budget à respecter
• Une communication respectueuse de l’environnement avec une consommation énergétique la plus faible possible
• Une communication transparente et réactive avec toutes les parties prenantes : organisateurs, financeurs, collectivités, chef de projet…

Nous avons été choisis 7 mois avant l’événement.
Il n’y avait pas de temps à perdre.

Cibles

• Les entreprises de tout secteur d’activité engagées dans une démarche proactive de transition écologique mais aussi celles curieuses de découvrir le concept et les initiatives. Nous visons les dirigeants, mais aussi les fonctions support et de production.

• Les collectivités du Chablais français, du Genevois français et de la Suisse qui veulent passer à l’action et soutenir des projets et des démarches d’économie circulaire et plus précisément les élus et les techniciens impactés par ces politiques (déchets, environnement, transition écologique, circuits courts, etc).

Objectifs

• Maximiser la fréquentation de l’événement

Solution stratégique

L’identité visuelle : nos équipes ont dû reprendre toute l'identité visuelle de l’événement.
La charte graphique dont nous avons hérité était trop légère, pas assez approfondie et le logo complètement déstructuré.
Néanmoins, ces ressources ont été utiles pour créer les nouveaux visuels et symboles qui incarnent le FECT II.

A partir de ce travail de fond, nous avons ensuite produit différents supports visuels pour le print et le web :
Affiches, programmes, plans, kakémonos…
Bannières, signature mail, têtière site web et réseaux sociaux, template powerpoint, pictogrammes, éléments graphiques pour la mise en page de documents…

Le site web : il est l'élément central du dispositif de communication.
Toutes les informations sont centralisées sur le site web, ainsi que les inscriptions.

Il fallait procéder à une refonte complète, le plus tôt possible.
Le webdesign a été complétement repensé, ainsi que l’arborescence et les contenus.

Tout au long du projet, nous avons veillé à ce que le site soit parfaitement fonctionnel et à jour. Jusqu’à la veille de l’événement, nous avons ajouté des informations transmises par les organisateurs.

Plateforme de marque : quelle est la raison d’être du FECT ? Quelles sont ses valeurs ? Quelle est la vision ? Pour répondre à ces questions et dérouler une stratégie de communication cohérente, il était nécessaire de produire un document de référence.
Après avoir fait des réunions et des interviews avec les membres de l’équipe, nous avons livré une PDM de 24 pages.

Le plan de communication : nous avons mis en place 3 stratégies complémentaires pour maximiser la fréquentation de l’événement.

Une présence forte sur Linkedin, une stratégie ambassadeurs et l’utilisation de la vidéo.

• Stratégie Linkedin : Pour un événement institutionnel de ce type, il était nécessaire d’ ouvrir un vrai canal de communication pour fédérer, interagir et partager de l’information. Linkedin est évidemment la plateforme la plus adaptée pour parler à nos cibles. Nous avons créé et paramétré la page LinkedIn du FECT.
  Tout au long du projet, aux côtés des organisateurs, nous sommes intervenus pour la recherche, la création et la diffusion des contenus sur ce support.
• Stratégie ambassadeurs : Développer la notoriété d'un événement en 6 mois, alors que rien n'a été fait depuis le dernière édition (2021) est un véritable défi.
  Pour cette seconde édition, il fallait donc s'appuyer sur des relais, des ambassadeurs pour donner de l’ampleur à la communication digitale. Nous avons accompagné les équipes du FECT II dans la mise en œuvre de cette stratégie.
• Stratégie vidéo : nous avons recommandé la création de vidéos plus spontanées et plus authentiques que celles produites pour la première édition.
  Des formats courts, qui correspondent aux codes actuels de la communication (montage dynamique, discours sincères, face caméra…).
  Nous avons réalisé, produit et diffusé 5 vidéos pour le FECT II.

Au cours des 6 mois qui se sont écoulés, les organisateurs du FECT ont bénéficié d’un accompagnement quotidien.
Pour l’ensemble de leurs problématiques en communication (stratégie presse, e-mailing…), nous avons cherché des solutions

Conclusion

Plus de 410 participants au FECT II.
Le pari est réussi puisque l’objectif initial a été dépassé.

La communication a sans doute contribué à ce succès.
La notoriété du FECT II s’est étendue grâce à toutes les actions menées, online et offline.

Si l’on prend l’exemple de la page Linkedin, les chiffres parlent d’eux-mêmes : de 0 à 877 abonnés en 4 mois // 1129 visites sur la page // 17 686 impressions uniques.

Tout cela a été fait de manière organique, dans le respect du budget alloué, sans achat d’espace publicitaire.

Enfin, et c’est presque le plus important : nous avons préparé le terrain si d’autres FECT ont lieu ces prochaines années.

Grâce au travail de nos équipes, la “marque” FECT dispose aujourd’hui de tous les éléments pour évoluer et s’installer durablement dans le paysage médiatique et numérique.